多平台统一管理软件接口，如何实现多平台统一管理软件接口
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2023-01-04
档案管理系统接口设计规范（档案录入规范）
本篇文章给大家谈谈档案管理系统接口设计规范，以及档案录入规范对应的知识点，希望对各位有所帮助，不要忘了收藏本站喔。 今天给各位分享档案管理系统接口设计规范的知识，其中也会对档案录入规范进行解释，如果能碰巧解决你现在面临的问题，别忘了关注本站，现在开始吧！
本文目录一览：
档案管理系统解决方案
档案管理系统可以为企事业单位提供完整的现代化档案管理解决方案，解决传统档案管理耗时长、工作量大、易出错等痛点、难点，是一个功能强大、平台一体化的信息管理系统，具有以下亮点：1、高效整合资源，发挥档案价值
通过数字化智能抓取与实时归档，对繁琐的档案信息进行收集与整合，实现档案信息资源的集中管控，促进档案的增值利用。
2、规范档案管理，降低管理成本
自动化、标准化、规范化档案全生命周期管理，解决传统管理方式导致的耗时长、工作量大、易出错等问题，提升档案管理效率。
3、信息安全管控，规避档案风险
多重档案信息安全管控机制，严格文档使用权限与安全控制，档案使用全过程信息化可追溯，规避档案信息遗失、泄漏等风险。
4、数据互联互通，构建资源平台
基于统一的数据标准，打破信息壁垒，将分散的档案数据统一汇总、集中处理，构建完整的档案资源信息共享服务平台。
企业档案工作规范的信息化原则
8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。
8.1.2 企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。
8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。 8.2.1 电子文件归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。
8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。
8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GB/T18894第6章。
8.2.4 电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB/T 17678.1和GB/T 18894。
8.2.5 加密的电子文件归档时一般应解密，必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明文件一并归档。
8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。 8.3.1 企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。
8.3.2 纸质档案数字化应符合DA/T 31的要求，缩微胶片数字化应符合DA/T 43的要求。
8.3.3 照片档案和声像档案数字化文件格式见DA/T 32的附录B。
数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。 8.4.1 电子档案应参照纸质档案分类方案进行整理。
8.4.2 电子档案应存储到脱机载体上。其存储载体见DA/T 32的附录C，保管要求见GB/T 18894的9.4。
8.4.3 脱机存储电子档案的载体或装具上应贴有注明载体序号、电子档案号、密级、保管期限、存入日期等内容的标签，电子档案载体应设置成禁止写操作的状态。
8.4.4 存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
8.4.5超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行，其删除和销毁应符合GB/T 18894中9.8的相关规定。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。 8.5.1 企业应建立馆(室)藏档案目录数据库，并逐步实现档案的全文检索。
8.5.2 对数字化档案和各信息系统归档的电子文件，档案部门应根据设定的利用权限提供及时有效的网络化服务。
8.5.3 涉密档案管理系统应与互联网物理断开，非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离。
8.5.4 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。
8.5.5 档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。
8.5.6 各信息系统应有生成电子文件自动归档功能的模块或接口。 8.6.1 档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。
8.6.2 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。
8.6.3 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。档案管理系统设计与实施参见ISO 15489.1第8章和ISO 15489.2。
学校档案管理系统 c++程序设计
#include<stdio.h#include<string.h
#include <fstream
#include <string
#include <iostream
using namespace std;
int i;
struct student
{ char name[20];
char sex[10];
int age,num;
struct sco
{ int phy;
int maths;
int english;
int computer;
int vc;
}score;
}stu[1000];
void scan()
{ int u,xe;
i=0;
for(u=0;u<1000;u++)
{ strcpy(stu[u].name,"/0");
strcpy(stu[u].sex,"/0");
stu[u].num=0;
stu[u].age=0;
stu[u].score.phy=0;
stu[u].score.maths=0;
stu[u].score.english=0;
stu[u].score.computer=0;
stu[u].score.vc=0;
}
printf("依次输入你要输入的信息，先是名字，然后学号，性别,年龄,成绩(5科),此系统最多科存1000名学生信息，剩余1000\n");
do
{ printf("输入学生名字\n");
scanf("%s",stu[i].name);
printf("输入学生学号\n");
scanf("%d",stu[i].num);
printf("输入学生性别\n");
while(scanf("%s",stu[i].sex)strcmp(stu[i].sex,"boy")!=0strcmp(stu[i].sex,"girl")!=0)
printf("输入错误，请再输入");
printf("输入学生年龄\n");
scanf("%d",stu[i].age);
printf("输入学生成绩(5科)\n");
printf("物理：");
scanf("%d",stu[i].score.phy);
printf("数学：");
scanf("%d",stu[i].score.maths);
printf("电脑：");
scanf("%d",stu[i].score.computer);
printf("英语：");
scanf("%d",stu[i].score.english);
printf("VC:");
scanf("%d",stu[i].score.vc);
printf("剩余%d\n",999-i);
printf("0继续输入下一个学生信息\n1回到菜单\n");
i++;
if(i=1000){printf("系统存储空间已满，无法继续增加，抱歉！");break;}
while(scanf("%d",xe)xe!=0xe!=1)
printf("输入错误，请再输入");
if(xe==0)printf("请继续输入\n");
}while(xe!=1);
}
void watch1()
{ if(i==0)printf("请先输入学生信息\n");
while(i!=0)
{ int i2,j2,all[100],averge[100],g,a,za;
char change3[10];
for(i2=0;i2<i;i2++)
{ all[i2]=stu[i2].score.phy+stu[i2].score.computer+stu[i2].score.english+stu[i2].score.maths+stu[i2].score.vc;
averge[i2]=all[i2]/5;
}
for(i2=1;i2<i;i2++)
{ for(j2=1;j2<i;j2++)
{ if(all[j2-1]<all[j2])
{ a=stu[j2-1].age;stu[j2-1].age=stu[j2].age;stu[j2].age=a;
a=stu[j2-1].score.computer;stu[j2-1].score.computer=stu[j2].score.computer;stu[j2].score.computer=a;
a=stu[j2-1].score.english;stu[j2-1].score.english=stu[j2].score.english;stu[j2].score.english=a;
a=stu[j2-1].score.maths;stu[j2-1].score.maths=stu[j2].score.maths;stu[j2].score.maths=a;
a=stu[j2-1].score.phy;stu[j2-1].score.phy=stu[j2].score.phy;stu[j2].score.phy=a;
a=stu[j2-1].score.vc;stu[j2-1].score.vc=stu[j2].score.vc;stu[j2].score.vc=a;
a=all[j2-1];all[j2-1]=all[j2];all[j2]=a;
a=stu[j2-1].num;stu[j2-1].num=stu[j2].num;stu[j2].num=a;
a=averge[j2-1];averge[j2-1]=averge[j2];averge[j2]=a;
strcpy(change3,stu[j2-1].name);
strcpy(stu[j2-1].name,stu[j2].name);
strcpy(stu[j2].name,change3);
strcpy(change3,stu[j2-1].sex);
strcpy(stu[j2-1].sex,stu[j2].sex);
strcpy(stu[j2].sex,change3);
}
}
}
printf("学号 姓名 性别 年龄 物理 数学 英语 电脑 VC 总分 平均分 名次\n");
for(g=0;g<i;g++)
printf("%-6d%-10s%-5s%-5d%-5d%-5d%-5d%-5d%-5d%-5d%-5d%-5d\n",stu[g].num,stu[g].name,stu[g].sex,stu[g].age,stu[g].score.phy,stu[g].score.maths,stu[g].score.english,stu[g].score.computer,stu[g].score.vc,all[g],averge[g],g+1);
printf("输入0返回菜单");
while(scanf("%d",za)za!=0)
printf("输入错误，请再输入");
if(za==0)break;
}
}
void watch2()
{ if(i==0)printf("请先输入学生信息\n");
while(i!=0)
{ int max[5],min[5],j,g,i2,all[100],averge[100],za,j2,a,yy[5][2];char change3[20];
for(i2=0;i2<i;i2++)
{ all[i2]=stu[i2].score.phy+stu[i2].score.computer+stu[i2].score.english+stu[i2].score.maths+stu[i2].score.vc;
averge[i2]=all[i2]/5;
}
for(i2=0;i2<i;i2++)
{ for(j2=1;j2<i;j2++)
{ if(all[j2-1]<all[j2])
{ a=stu[j2-1].age;stu[j2-1].age=stu[j2].age;stu[j2].age=a;
a=stu[j2-1].score.computer;stu[j2-1].score.computer=stu[j2].score.computer;stu[j2].score.computer=a;
a=stu[j2-1].score.english;stu[j2-1].score.english=stu[j2].score.english;stu[j2].score.english=a;
a=stu[j2-1].score.maths;stu[j2-1].score.maths=stu[j2].score.maths;stu[j2].score.maths=a;
a=stu[j2-1].score.phy;stu[j2-1].score.phy=stu[j2].score.phy;stu[j2].score.phy=a;
a=stu[j2-1].score.vc;stu[j2-1].score.vc=stu[j2].score.vc;stu[j2].score.vc=a;
a=all[j2-1];all[j2-1]=all[j2];all[j2]=a;
a=stu[j2-1].num;stu[j2-1].num=stu[j2].num;stu[j2].num=a;
a=averge[j2-1];averge[j2-1]=averge[j2];averge[j2]=a;
strcpy(change3,stu[j2-1].name);
strcpy(stu[j2-1].name,stu[j2].name);
strcpy(stu[j2].name,change3);
strcpy(change3,stu[j2-1].sex);
strcpy(stu[j2-1].sex,stu[j2].sex);
strcpy(stu[j2].sex,change3);
}
}
}
printf("学号 姓名 性别 年龄 物理 数学 英语 电脑 VC 总分 平均分 名次\n");
for(i2=0;i2<i;i2++)
{ all[i2]=stu[i2].score.phy+stu[i2].score.computer+stu[i2].score.english+stu[i2].score.maths+stu[i2].score.vc;
averge[i2]=all[i2]/5;
}
for(g=0;g<i;g++)
printf("%-6d%-10s%-5s%-5d%-5d%-5d%-5d%-5d%-5d%-5d%-5d%-5d\n",stu[g].num,stu[g].name,stu[g].sex,stu[g].age,stu[g].score.phy,stu[g].score.maths,stu[g].score.english,stu[g].score.computer,stu[g].score.vc,all[g],averge[g],g+1);
max[0]=0;min[0]=100;
for(j=0;j<i;j++)
{
if(stu[j].score.phy=max[0])
{ max[0]=stu[j].score.phy;yy[0][0]=j;}
if(stu[j].score.phy<=min[0])
{ min[0]=stu[j].score.phy;yy[0][1]=j;}
}
max[3]=0;min[3]=100;
for(j=0;j<i;j++)
{
if(stu[j].score.computer=max[3])
{ max[3]=stu[j].score.computer;yy[3][0]=j;}
if(stu[j].score.computer<=min[3])
{ min[3]=stu[j].score.computer;yy[3][1]=j;}
}
max[2]=0;min[2]=100;
for(j=0;j<i;j++)
{
if(stu[j].score.english=max[2])
{ max[2]=stu[j].score.english;yy[2][0]=j;}
if(stu[j].score.english<=min[2])
{ min[2]=stu[j].score.english;yy[2][1]=j;}
}
max[1]=0;min[1]=100;
for(j=0;j<i;j++)
{
if(stu[j].score.maths=max[1])
{ max[1]=stu[j].score.maths;yy[1][0]=j;}
if(stu[j].score.maths<=min[1])
{ min[1]=stu[j].score.maths;yy[1][1]=j;}
}
max[4]=0;min[4]=100;
for(j=0;j<i;j++)
{
if(stu[j].score.vc=max[4])
{ max[4]=stu[j].score.vc;yy[4][0]=j;}
if(stu[j].score.vc<=min[4])
{ min[4]=stu[j].score.vc;yy[4][1]=j;}
}
printf("物理最高分:%d %s最低分:%d %s\n数学最高分:%d %s最低分%d %s\n英语最高分:%d %s最低分:%d %s\n电脑最高分:%d %s最低分:%d %s\nV C最高分:%d %s最低分:%d %s\n",max[0],stu[yy[0][0]].name,min[0],stu[yy[0][1]].name,max[1],stu[yy[1][0]].name,min[1],stu[yy[1][1]].name,max[2],stu[yy[2][0]].name,min[2],stu[yy[2][1]].name,max[3],stu[yy[3][0]].name,min[3],stu[yy[3][1]].name,max[4],stu[yy[4][0]].name,min[4],stu[yy[4][1]].name);
printf("输入0返回菜单");
while(scanf("%d",za)za!=0)
printf("输入错误，请再输入");
if(za==0)break;
}
}
void fine()
{ if(i==0)printf("请先输入学生信息\n");
while(i!=0)
{ printf("用学号查找请输入0,用姓名查找请输入1\n");
int i1,j1,num1,te=0,tc=0;char name1[20];
scanf("%d",i1);
if(i1!=0i1!=1)
printf("输入错误\n");
else if(i1==0)
{ printf("请输入学生学号");
scanf("%d",num1);
for(j1=0;j1<i;j1++)
if(num1==stu[j1].num)
{ printf("学号:%d姓名:%s性别:%s年龄:%d物理:%d数学:%d英语:%d电脑:%dVC:%d总分%d\n",stu[j1].num,stu[j1].name,stu[j1].sex,stu[j1].age,stu[j1].score.phy,stu[j1].score.maths,stu[j1].score.english,stu[j1].score.computer,stu[j1].score.vc,stu[j1].score.vc+stu[j1].score.computer+stu[j1].score.english+stu[j1].score.maths+stu[j1].score.phy);
te=1;
}
if(te!=1) printf("无此学生信息\n");
}
else if(i1==1)
{ printf("请输入学生姓名");
scanf("%s",name1);
for(j1=0;j1<i;j1++)
if(strcmp(name1,stu[j1].name)==0)
{ printf("学号:%d姓名:%s性别:%s年龄:%d物理:%d数学:%d英语:%d电脑:%dVC:%d总分%d\n",stu[j1].num,stu[j1].name,stu[j1].sex,stu[j1].age,stu[j1].score.phy,stu[j1].score.maths,stu[j1].score.english,stu[j1].score.computer,stu[j1].score.vc,stu[j1].score.vc+stu[j1].score.computer+stu[j1].score.english+stu[j1].score.maths+stu[j1].score.phy);
tc=1;
}
if(tc!=1) printf("无此学生信息\n");
}
printf("继续查找请输入1，回菜单请输入0");
int qq;
while(scanf("%d",qq)qq!=0qq!=1)
printf("输入错误，请再输入");
if(qq==1)continue;
if(qq==0)break;
}
}
void became()
{ if(i==0)printf("请先输入学生信息\n");
while(i!=0)
{ printf("请输入要修改的学生学号\n");
int num2,j3;
scanf("%d",num2);
for(j3=0;j3<=i;j3++)
if(num2==stu[j3].num)
{ strcpy(stu[j3].name,"/0");
printf("重新输入该学生所有数据,依次为学号、姓名、性别、年龄、物理、数学、英语、电脑、VC。\n");
printf("输入学生名字\n");
scanf("%s",stu[j3].name);
printf("输入学生学号\n");
scanf("%d",stu[j3].num);
printf("输入学生性别\n");
while(scanf("%s",stu[j3].sex)strcmp(stu[j3].sex,"boy")!=0strcmp(stu[j3].sex,"girl")!=0)
printf("输入错误，请再输入");
printf("输入学生年龄\n");
scanf("%d",stu[j3].age);
printf("输入学生成绩(5科)\n");
printf("物理：");
scanf("%d",stu[j3].score.phy);
printf("数学：");
scanf("%d",stu[j3].score.maths);
printf("电脑：");
scanf("%d",stu[j3].score.computer);
printf("英语：");
scanf("%d",stu[j3].score.english);
printf("VC:");
scanf("%d",stu[j3].score.vc);
printf("修改成功");
}
else("未找到该学号学生请确定输入无误\n");
int za;
printf("输入0返回菜单,输入1继续查找");
while(scanf("%d",za)za!=0za!=1)
printf("输入错误，请再输入");
if(za==0)break;
if(za==1)continue;
}
}
void out()
{ if(i==0)printf("请先输入学生信息\n");
while(i!=0)
{ printf("请输入要删除的学生的学号\n");
int num3,j4,i3,za;
scanf("%d",num3);
for(j4=0;j4<=i;j4++)
if(num3==stu[j4].num)
{ for(i3=j4;i3<i;i3++)
{ stu[i3].num=stu[i3+1].num;
stu[i3].age=stu[i3+1].age;
strcpy(stu[i3].name,stu[i3+1].name);
strcpy(stu[i3].sex,stu[i3+1].sex);
stu[i3].score.computer=stu[i3+1].score.computer;
stu[i3].score.english=stu[i3+1].score.english;
stu[i3].score.maths=stu[i3+1].score.maths;
stu[i3].score.phy=stu[i3+1].score.phy;
stu[i3].score.vc=stu[i3+1].score.vc;
}
i--;
printf("修改成功\n");
}
else printf("未找到该学号学生请确定输入无误\n");
printf("输入0返回菜单,输入1继续修改");
while(scanf("%d",za)za!=0za!=1)
printf("输入错误，请再输入");
if(za==0)break;
if(za==1)continue;
}
}
void into()
{ for(;;)
{ if(i1000){printf("系统存储空间已满，无法继续增加，抱歉！\n");break;}
printf("输入要增加学生信息,依次为学号、姓名、性别、年龄、物理、数学、英语、电脑、VC。\n");
i++;
printf("输入学生名字\n");
scanf("%s",stu[i-1].name);
printf("输入学生学号\n");
scanf("%d",stu[i-1].num);
printf("输入学生性别\n");
while(scanf("%s",stu[i-1].sex)strcmp(stu[i-1].sex,"boy")!=0strcmp(stu[i-1].sex,"girl")!=0)
printf("输入错误，请再输入");
printf("输入学生年龄\n");
scanf("%d",stu[i-1].age);
printf("输入学生成绩(5科)\n");
printf("物理：");
scanf("%d",stu[i-1].score.phy);
printf("数学：");
scanf("%d",stu[i-1].score.maths);
printf("电脑：");
scanf("%d",stu[i-1].score.computer);
printf("英语：");
scanf("%d",stu[i-1].score.english);
printf("VC:");
scanf("%d",stu[i-1].score.vc);
printf("输入成功,剩余%d",1000-i);
if(i=1000){printf("系统存储空间已满，无法继续增加，抱歉！\n");break;}
int za;
printf("输入0返回菜单,输入1继续增加");
while(scanf("%d",za)za!=0za!=1)
printf("输入错误，请再输入");
if(za==0)break;
if(za==1)continue;
}
}
void main()
{ int a,wu=0;
FILE *fp;
fp=fopen("out.txt","rb+");
if(feof(fp)!=0)i=0;
while(feof(fp)==0)
{ fread(i,sizeof(int),1,fp);
for(int m=0;m<i;m++)
fread(stu[m],sizeof(struct student),1,fp);
}
fclose(fp);
do
{printf("********************主菜单********************\n");
printf(" 1.输入和储存学生信息(会删除之前记录)\n");
printf(" 2.查看学生信息(已排名)\n");
printf(" 3.学生成绩统计\n");
printf(" 4.查找学生信息\n");
printf(" 5.修改学生信息\n");
printf(" 6.删除学生信息\n");
printf(" 7.增加学生信息\n");
printf(" 8.退出\n");
printf("**********************************************\n");
printf("请输入选择项目序号:");
while(scanf("%d",a)a!=0a!=1a!=2a!=3a!=4a!=5a!=6a!=7a!=8)
printf("输入错误，请再输入");
if(a==1)
{scan();}
if(a==2)
{watch1();}
if(a==3)
{watch2();}
if(a==4)
{fine();}
if(a==5)
{became();}
if(a==6)
{out();}
if(a==7)
{into();}
if(a==8)
{ FILE *fp;
fp=fopen("out.txt","rb+");
fwrite(i,sizeof(int),1,fp);
for(int m=0;m<i;m++)
fwrite(stu[m],sizeof(struct student),1,fp);
fclose(fp);
break;
}
}while(8);
}
档案管理系统功能性需求说明如 该系统中有哪些参与者
楼主可以参考绍林科技开发档案管理系统接口设计规范的3Hmis综合档案管理系统的功能需求：1、符合行业规范与标准
3Hmis推出20多年来档案管理系统接口设计规范，对众多的文件及综合档案管理的国家、省市及行业管理的标准与规范，进行档案管理系统接口设计规范了跟踪与响应，每一个版本的推出，都力求符合当时的规范与标准，并且，也力求满足各行各业的管理与操作习惯，并已经成千上万的客户验证。
2、符合计算机软件的操作潮流
操作3Hmis时，与操作其他网站与软件是基本一样的，只要具备计算机和文档管理的基础知识，经过简单的学习，即可方便的使用3Hmis。
3、方便的归档编辑平台
提供文件归档编辑平台，综合档案的录入、纸质扫描文件的引入、电子文件的引入、批量录入、批量修改、综合档案表格打印等，在一个界面上，即可全部实现。
4、支持各种数字档案格式
3Hmis可管理各种常用的数字档案资料格式，如Office文档、PDF文档、声音、图形、图像以及视频文件等，都可实现在线管理、显示、打印与播放。
5、实体档案与数字化档案同步实时管理
3Hmis容许纸质档案、实物档案与数字化档案在同一系统中实施同步管理，并且，可提供实体档案的存放位置地图显示，以方便管理与利用。数字化档案集中统一管理，实体纸质档案则可根据需要，实施分布式管理，即可对设置于不同地点的档案库房实施管理。
6、实体档案数字化处理可流程化
3Hmis内嵌流程模块，档案资料数字化的质检与审批等工作可流程化。
启动档案资料数字化审批流程的目的，是通过校对、复核与批准等程序，确保档案资料数字化结果的正确、清晰与安全。对于审批流程，可预先设计好流程模板和流程表单，供需要时套用，提交人亦可在提交审批流程时现场设置或修改。
3Hmis的日志功能，就像飞机上的黑匣子一样，能无声无息的自动记录档案资料的数字化处理过程。
7、可将电子文档发送到磁盘，制作光盘等
可依权限将电子档案资料按分类架构发送到磁盘，以制作光盘或用于其它用途。
8、提供综合档案的借阅、归还与发放管理
3Hmis提供的借阅、归还与发放功能，可对一式多份的文档按份进行管理，对于没有阅读权的档案资料，可提交无纸化的借阅申请，待批准后，阅读电子文档或按预约的时间到档案资料室阅读纸质档案资料。
由于可按份进行管理，该功能还可以用于图书的管理。
9、具备综合档案表格设计与打印功能
3Hmis提供了一个采用Excel格式作为表格格式的档案资料表格设计工具，并可将表格格式与相应的档案资料类型连接，按需要打印各种档案资料表格。
10、提醒功能，用于周期性工作的提醒
3Hmis内嵌提醒功能，可用于临时性或周期性工作的按日、周、月、年等进行提醒，如会议提醒、合同执行提醒、证件年检时间提醒等，提醒可采用内部邮件或短信的方式进行。
11、可实现综合档案管理无纸化，并可手写批注和手写签名
3Hmis内嵌流程管理模块，可用于档案资料管理的流程操作，并且，在流程处理过程中，可手写批注和手写签名，以方便习惯于手写操作的领导手写批示和签名。
12、内嵌短信平台，改善综合档案管理的机动性与效率
3Hmis内嵌的短信平台，可用于档案资料借阅的到期提醒，档案资料管理流程的提醒，以及向相关人员群发短信等，以大大改善档案资料管理的机动性和提高档案资料管理的效率。
13、可利用电子标签、条码技术管理文档资料
3Hmis将条码、电子标签等物联网技术引入文档资料管理，进一步提高了管理的科技水平与技术含量。
14、综合档案注销与销毁管理
可采用自然语言查找到期或快到期的档案资料，如在查询条件输入框输入“查找到期档案：已过期1年以上”，即可查出保管期限已过期1年以上，若需要注销，则进行注销操作，打印注销清册，按规定的程序进行销毁申请，待批准后即可对实体档案资料进行销毁处理。
档案管理系统应由负责档案的部门进行管理，开放给企业全员使用，用户可根据权限查阅电子档案，或对档案进行借阅。
如何进行企业档案管理
近年来档案管理系统接口设计规范，随着经济社会快速发展档案管理系统接口设计规范，企业内外环境发展急剧变化，企业档案管理呈现出一些新档案管理系统接口设计规范的发展趋势。
一、法规遵从
法规遵从（Regulatory Compliance）是指企业在业务活动中，要遵守各项法律法规和规章制度，而且能证明自身确实遵守了相关要求。档案记录了企业各项业务活动的依据、过程和结果，是企业守法、合规、诚信经营的可追溯性证明。实现法规遵从要求企业依法、有效地管理档案，保证信息的真实性、完整性、可用性和安全性，为企业活动提供合法性证明。
对法规遵从的强调，始于美国的《萨班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群电脑、世界通讯、施乐公司等在内的多家美国大公司，相继爆出伪造文件、销毁档案、进行财务欺诈的丑闻。为了重拾投资者信心，加强对企业的监管，2002年，美国国会通过《上市公司财务改革和投资者保护法案》（又称《萨班斯法案》，Sarbanes-Oxley Act），对在美上市公司的文件存档作出了严格规定，强调通过审计档案来审计企业行为，以实现对企业的监管。《萨班斯法案》规定，如果公司故意销毁、伪造文件、档案，将被处以罚款或最高20年的监禁。此后不久，美国证券交易委员会（SEC）对摩根斯坦利、美林、城市银行和德意志银行等券商处以巨额罚款，原因即是这些公司的电子邮件保存不全。2004年，巴塞尔银行监管委员会通过针对金融业的“新巴塞尔资本协定”（New Basel Capital Accord），对企业信息备存与电子举证机制的建立进行了规范。2008年，我国财政部、证监会、审计署、**和保监会联合颁布《企业内部控制基本规范》，对企业信息的真实完整、文件的存储和保管提出了要求。
上述法规有三个基本要求：一是数据存储（Storage）。要求企业的数据必须真实、完整地保存起来，直至法规和政策所规定的期限结束；数据保存期间，必须从技术上保证其不被修改和删除。二是安全利用（Access）。企业应充分保护数据中的隐私和情报成分，同时数据应该在安全存储的前提下被安全利用。三是审计（Account）。要求企业保留数据主体，同时对数据的访问过程进行封存，满足法规和政策的审计要求。法规遵从对企业档案管理提出了新的严格要求，也督促公司管理层更加重视档案管理。
二、资产化
资产是指对过去的交易或事项形成的、由企业拥有或控制的、预期会给企业带来经济利益的资源。档案的信息、知识属性决定了其经济价值，尤其是在知识经济时代，档案作为企业无形资产的地位更加凸现。国际标准《信息与文献—文件管理》(ISO15489)指出：“文件是有价值的信息资源和重要的企业资产。”国际标准《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》(ISO30300)进一步明确：“文件作为一种信息资源，是组织智力资本的一部分，因此也属于组织的资产。”我国档案行业标准《企业档案工作规范》(DA/T42)也强调：“企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。”
在实践中，1992年上海海洋地质调查局在参与组建上海石油天然气公司时，以其东湖油气田勘探阶段所获得的档案估价1.2亿元作为注册资本认缴。2000年,欧盟估计，欧盟各国政府以电子文件为主体的信息资源蕴涵了4700亿欧元的价值。2000年英国发布了《信息资产登记》和《评估信息资产：政府组织机构电子文件的鉴定》，用于英国联邦政府机构对包括档案在内的信息进行资产登记和评估。2008年全国**代表、富润控股集团有限公司董事局**赵林中提出：要像“离任财务审计”一样，对党政机关、企事业单位法定代表人进行“离任档案审计”，并纳入《档案法》。将档案视为资产，进行登记、评估和审计，将成为企业档案管理的重要趋势之一。
三、企业文化
一流企业做文化，二流企业做技术，三流企业做产品。我国企业要做大做强，做成百年基业的卓越公司，必须努力培育良好的企业文化。而企业文化的培育离不开良好的档案管理。档案是企业历史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界许多知名企业，如美国电话电报公司、福特汽车、IBM、西门子、巴斯夫、拜耳等，都十分重视档案管理，重视对企业历史的研究。这些公司的档案馆还收藏了大量具有文物价值的产品、纪念品等，兼具公司博物馆和工业文化遗产陈列馆的功能。我国许多企业档案部门也越来越重视挖掘企业历史与文化，弘扬公司的优秀传统、增加公司的历史积淀、提高公司的文化气质，促进公司竞争力提升和可持续发展。
四、标准化
标准化是人们在生产建设活动中，广泛地将科学研究成果和生产实践经验进行总结，形成共同准则，并加以普遍推行的活动。标准化内含着统一、简化、协调和最优化的基本原理。推行标准化是大规模社会化生产的基本要求。多年来，我国企业档案界一直强调推行标准化，但实际工作中，主要遵循的是国家标准和行业标准，而较少关注国际标准。随着经济全球化、经营跨国化，采用国际标准成为现代企业的基本趋势和必然要求。而且，许多国际标准反映了某一领域内的先进理念和最佳实践，卓越企业应该以权威的国际标准为指引。
档案管理领域的国际标准主要由ISO/TC46/SC11（国际标准化组织档案/文件管理分技术委员会）负责制订。目前，ISO/TC46/SC11制定的以下标准值得企业档案部门关注：《信息与文献—文件管理系统—基础和术语》（ISO30300）、《信息与文献—文件管理系统—需求》（ISO30301）、《信息与文献—文件管理》（ISO15489）、《信息与文献—文件管理过程—文件元数据管理》（ISO23081）、《信息与文献—用于文件的工作过程分析》（ISO26122）、《信息与文献—文件数字化实施指南》(ISO13028)、《信息与文献—数字文件的转换和迁移流程》(ISO13008)和《信息与文献—电子环境下文件管理原则与功能需求》(ISO16175)等。
五、组织记忆
“记忆”原为生物学、心理学概念，是指个人在日常生活过程中有意识或无意识地对其经验、事物等的保存和再现。记忆是一个人生存和成长的基础。后来，社会学家提出了“集体记忆”“社会记忆”的概念。集体记忆是所属群体共同的精神财富、文化纽带。上世纪末，“记忆”被引入档案学领域。1996年加拿大档案学家特里·库克在第十三届国际档案大会上指出，全世界档案人员仍然在建造记忆宫殿。2000年第十四届国际档案大会上，西班牙国王胡安·卡洛斯指出：“档案馆是保存人类记忆的各种表现形式，保存社会记忆、个人记忆的最权威场所。”2004年第十五届国际档案大会主题即为“档案、记忆和知识”。ISO15489提出，文件给组织带来的收益之一即是“维护组织记忆、个人记忆或社会记忆”；ISO30300也强调，实施文件管理系统的目标之一是“维护企业或集体记忆并承担社会责任”。
管理学界也提出了“组织记忆”的概念。组织记忆是指将过去的知识应用于现在的活动，并以此来提高组织的业务水平，其本质上就是企业的经验性知识、历史性知识。组织记忆与组织智能、学**型组织、人工智能、知识管理系统、组织和个人发展等概念密切相关，甚至等同于知识管理。王兆祥等指出：“企业记忆系统是指企业内部通过识记、保持、回忆等方式，积累和保持知识的系统。它主要由以下要素组成的：企业内全部成员的大脑，文件、合同、档案资料、图书、电脑存储器等各种形式的信息存储介质等。”可见，档案是组织记忆的重要组成部分，传承组织记忆应该成为企业档案管理的重要目标。从组织记忆的角度审视档案，为企业档案管理提供了新的思路。
六、知识管理
在当今知识经济时代，知识是唯一有价值的资源，知识管理是企业管理的基本范式。知识管理有两种基本模式：一是编码化模式（Codification Mode），强调借助信息技术构建知识库，通过“人—文档—人”途径，实现对显性知识的管理与开发；二是人性化模式（Personalization Mode），强调投资于人力资源，培养知识交流氛围，通过“人—人”途径，实现对隐性知识的共享与利用。档案是企业显性知识的“沉积容器”和隐性知识显性化的“编码工具”。编码化知识管理本质上是一种知识化的、高级的档案管理。早在1994年，特里·库克就提出，档案工作者应该从实体保管者向知识提供者过渡。2002年，张斌提出：“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容。”2007年，徐拥军进一步提出“档案知识管理模式”（“以知识管理为导向的档案管理”和“以档案管理为基础的知识管理”），认为档案管理应该向知识管理方向创新、拓展，知识管理可以从档案管理切入、起步。
早几年，由于忽视档案管理，知识无法固化，许多公司的知识管理失败了。近年来，越来越多的知识管理经理认识到，知识管理要落地，离不开档案管理。另一方面，许多企业档案部门也更加积极地参与知识管理，有的甚至成为公司知识管理的主导者或牵头单位。当前，企业档案管理在完成从实体管理到信息管理的发展后，正经历着从信息管理到知识管理、从知识管理向知识服务的过渡。
七、集成管理
集成是指将一些孤立的事物或元素通过某种方式集中在一起，产生联系，从而构成一个有机整体的过程。集成管理是为实现系统目标而进行的纵向与横向的整合与优化。企业档案管理领域的集成包括以下几个层面：一是资源集成，包括文件与档案的集成（一体化）、图书情报和文档的集成（一体化）、结构化数据和非结构化数据的集成。未来企业将不再严格区别文件与档案、图书情报与档案、结构化数据与非结构化数据，而是将它们都视为信息资源（信息内容）予以统一管理。二是系统集成，即档案管理系统与业务系统的集成。先期主要构建业务系统与档案管理系统的接口，实现业务系统的数据自动归档于档案管理系统；最终将实现档案管理系统与业务系统的无缝衔接。部分企业也可以不建设单独的档案管理系统，而是将档案管理功能嵌入业务系统中。三是流程集成，即将文件/档案管理嵌入业务流程中，以文件/档案信息流支撑业务流。四是标准集成，即将文件/档案管理纳入ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系、ISO27000信息安全管理体系。
八、风险管理
随着科学技术飞速发展和全球化快速推进，人类社会已经步入一个充满不确定性的“风险社会”。无论是自然灾害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海啸，还是人为灾难，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克战争，都严重损毁了大量珍贵的档案，带来无法挽回的损失。“9.11”事件之后，世贸大楼许多公司因为业务数据全部被毁，没能再恢复运营，而摩根斯坦利公司因为在新泽西州建有备份系统，第三天就恢复了营业。可见，加强档案风险管理十分必要。
2001年，ISO15489就强调对文件风险进行评估、分析与应对。2004年，国际文件管理与行政工作者协会（ARMA）出版了《文件与信息的风险管理》，为各国文件管理人员提供风险管理方法论指导；欧洲数字保护中心（DCC）和欧洲数字保护（DPE）课题组研制了《基于风险评估的数字仓储审计方法》。2009年，我国DA/T42要求：“制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制订档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制订应急预案。”构建档案风险管理体系、制订档案管理应急预案，已经成为现代企业档案工作的重要一环。
九、境外档案监管
近年来，随着经济全球化日益加速、对外开放程度不断加深，我国国有企业纷纷“走出去”，在境外投资设厂、开展业务，从而产生了大量境外档案。由于诸多原因，许多国有企业境外档案监督不力、管理混乱，导致大量国有资产流失，国家核心经济秘密频繁外泄，企业经营风险急剧增加。为此，2005年，国家档案局印发了《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》，要求“母体公司要逐步建立和完善驻外机构和境外企业档案工作管理体制”。2009年，国资委和国家档案局印发了《关于进一步加强**企业档案工作的意见》，其中强调要“加强境外企业和机构的档案管理”。
由于国有企业境外档案的特殊性、境外档案工作所处环境的特殊性，尤其是境内外档案法律、制度、语言、文化、传统等方面的差异性，给国有企业境外档案监管带来了特殊挑战，提出了特殊要求。为此，国有企业境外档案监管应遵循两项基本原则——“双重遵从”（同时遵从中国和所在国家或地区的档案法律法规）、“双向包容”（相互包容中国和所在国家或地区的档案文化传统）；把握三个关键控制点——境外文件归档范围与保管期限表的确定，覆盖全球的档案管理系统的构建，境外档案向境内移交方法的选择。
十、云计算和大数据
云计算（Cloud Computing）和大数据（Big Data）是当前信息化发展的两大重要趋势，对各行各业都将产生深远影响。和企业其他活动一样，档案管理必须适应云计算和大数据的特点与要求，进行思想理念、业务模式与管理方式的变革。一是档案概念的泛化。即树立“大档案观”，将一切具有保存价值的信息记录视为档案，而不论其所处过程、载体、类型、格式、保存期限如何。这意味着，凡记录皆档案，文件产生“一瞬间”即是档案。二是档案云平台的建设。即基于“云架构”，打造覆盖企业各个部门、系统和业务的统一、高效档案资源管理与服务平台。三是档案存储与知识挖掘。大数据的核心应用之一是预测，而预测依赖于历史数据的积累和挖掘。这就对档案的海量存储和知识挖掘提出了更高的要求。企业档案工作的重心将从“数字化”转变为“数据化”。四是档案安全问题更加严峻与复杂。
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