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业务系统与财务系统的接口是怎么接的,有几种方法
ERP的业务、财务数据一体化设计思路一、引言ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划)是提高企业管理效率的重要手段,既是软件系统的应用,更代表了一种全新的管理理念,它以供应链为核心,基于流程的管理思想,与传统的基于职能岗位的管理思想完全不同,流程的规范化是企业成功实施ERP的必备条件,企业进行BPR业务流程重组以后才能实施ERP,产生预期的效益。对于生产制造企业而言,涉及生产、经营、管理的各个环节。企业实施ERP时,需要将财务数据与业务数据有效集成,业务信息输入系统后能够实时、准确生成财务信息,实现物流与资金流的统一。如果不能对企业业务流程重组或优化处理,流程达不到规范化要求,ERP的先进理念就得不到充分展现,就无法发挥其应有的效率,而只是软件系统的简单应用。因此,根据业务流程对会计流程重组或优化设计是ERP实施过程中必不可少的重要环节。研究企业运作过程的核心环节即供应链环节中物资和信息的流动过程,以及ERP系统实现业务信息与财务信息自动转化的方法。在此基础上设计出ERP环境下会计业务流程优化的策略是本文将要解决的问题。ERP环境下会计业务流程优化技术的设计ERP系统由若干模块组成,其处理过程与物流同步进行,企业生产的各个环节均伴随着物资流和信息流,在物资流动时,各种单据同步输入ERP系统并传递至财务子系统,自动产生查询、管理决策所需的数据。ERP中的财务子系统负责会计信息的集成化管理,即通过数据模型和共享数据库的建立,使用统一的数据管理和通用数据接口实现数据的集成、管理与控制。会计信息的处理模式由传统的“原始凭证一记账凭证一账簿一会计报表”转化为“原始凭证一数据库一账簿报表”的内部管理模式。会计业务流程的优化技术主要有自动凭证触发技术、会计业务多样化信息处理技术、引擎技术和联机事务处理技术。1、自动凭证触发技术 自动凭证触发的设计思想是:经济业务发生时,部门信息处理人员将单据信息输入数据库,数据库中变动的业务信息传递至ERP的财务子系统,即自动触发凭证模板,根据业务与账户之间的关系形成会计数据,再将业务单据的摘要、账户、日期、金额等数据填入凭证相应栏目。系统将自动产生会计凭证,并以凭证形式显示或打印。从原始凭证(单据信息)录入业务子系统开始到记账凭证的形成,再到账簿的产生,其本质都是通过指定条件从数据库中调出记录和字段内容,自动触发形成,在这一过程中,凭证及其他数据的源头都是业务单据,由于数据源头的唯一性,保证了数据的准确性与一致性。2、会计业务多样化信息处理技术财务数据库所存贮的数据流不仅隐含改变企业资产、负债、所有者权益的财务会计事项的数据,而且还包含管理人员所需的企业战略决策、计划、控制和业绩评价方面的作业细节数据,呈现多样化。信息使用者可根据决策需求,选择各种会计处理方法对其再加工处理,生成所需的决策视图。通过引入事件驱动规则构成会计凭证生成方法,形成会计业务多样化(diversification)处理过程。将规则划分为事件、条件和过程3个部分,当事件发生时,从多种可能条件中选择一个条件,执行相应的过程,而这个动作可能就是一个套用凭证模板,产生一张机制凭证。3、引擎技术引擎(Engineer)是一个连接数据库和应用系统的程序段,用来采集、处理、输出会计相关信息,是基于数据库语言来设定整个应用系统运作模块的参数,可以重置数据库结构,还能够主动引导设计过程。引擎与使用者问处于一个互动性的关系,具有很高的自主性,会保护系统免于不当设计的损害。通过引擎能够建立各环节数据的自动传递,实现各子系统的联动和同步处理。4联机事务处理技术事务(transaction)是指作为单个逻辑工作单元执行的一系列操作。是确保“同时成功则成功,任何一步失败则全部失败”的一种机制。一个事务往往包括3种动作:开始事务、提交事务和撤销。从开始事务到提交事务过程中所发生的一切数据库修改全部成功才能提交到数据库保存,只要有一个动作失败,必须恢复修改前的状态。在ERP中,通过联机事务处理系统(On-Line Transaction Processing,OLTP)实现,例如在银行存款时,先锁定账号,到存款过程结束才释放账号,保证账号与金额的一致性。二、ERP环境下会计业务流程的优化设计ERP是在MRP(制造资源计划)的基础上发展起来的,对于制造企业而言,核心是供应链,包括3个环节:企业的采购环节、生产制造环节、销售环节。1、供应链会计业务流程的优化目标企业从原材料和零部件采购、运输、加工制造、分销直至最终送到顾客手中的过程被看成是一个环环相扣的链条,称为供应链(Supply Chain)。我们不是孤立地看待链上的各个企业,而是把从供应商、制造商到销售商、用户的整个供应链看成一个有机整体。供应链流程主要由物流、信息流及资金流3部分构成。在ERP环境下。信息流是核心,物流是保障,而资金流则是实现的手段。三者之间的有效互动构成了一个完整的同步处理模型。传统供应链管理存在的缺陷包括:基础管理薄弱、流程与制度不规范;业务处理效率低、部门职责不清晰;财务业务脱节,经营分析滞后,库存量大,信息传递速度不准时.处理需求单一。而在ERP环境下,企业可以及时掌握企业生产、库存情况。快速响应客户需求,有效管理控制销售价格,管理订单、发货、出库、开票全过程,配合采购、销售、生产等业务控制物料收发,随时掌握库存,做到账实相符,防止呆滞料和库存积压,减低库存成本。为企业决策提供数据支持。供应链会计业务流程的优化目标是:规范流程,去除人为因素,确保基础数据完善无误;减少库存量.通过JIT(敏捷制造),努力实现零库存;系统内信息准确输送。及时反馈共享,与财务系统协同工作,自动完成供需协调,实现供应链的无缝连接。2、供应链会计处理流程的优化设计供应链会计业务流程优化设计的基本思路是:将供应链业务流程与会计处理流程融合,以业务流程为导向,利用自动凭证触发技术、业务多样化技术、引擎技术和联机事务处理技术,实现财务、业务信息协同处理,实时生成。数据信息实现数据的一方录入,多方使用,实现数据共享。其集成实现过程主要有3步:基础资料录入设计。主要完成对供应商信息、部门信息、职员信息、物料信息、计量单位信息、会计科目信息、物料供货信息等基础资料的录入,基础资料的准确与否,直接关系到会计信息的质量,所以必须录入准确、完整的基础资料数据。 系统参数设计。这是优化设计的关键一步,ERP系统既要保证通用性,也要满足用户的特殊需要.通过设置多种事务处理方法,用户要根据企业实际情况认真确定参数,实现由通用软件到个性化定制的转化。如暂估业务处理方式的选择、预警数目的设置、多级审核的设置等。当然,这些参数设计的难易、优劣完全依赖于ERP系统本身所提供的系统参数,不同的ERP系统其参数的设计原理及操作的易用性是有很大区别的。 凭证模板设计。即设置事务处理对应的会计科目(包括总账科目和明细账科目)及会计科目上的借贷关系。生成凭证是业务系统与财务系统的接口,系统通过实时生成凭证,实现财务与业务数据的集成,而要实现实时、自动生成凭证,凭证模板的设置是关键。当经济业务发生时,通过凭证触发机制自动选择相应凭证模板,自动生成凭证。供应链的凭证模板主要有采购入库凭证模板、销售出库凭证模板、采购费用发票凭证模板、付款凭证模板、收款凭证模型、转账凭证模型等。通过执行以上3个步骤,基本能够实现与供应链业务有关的采购、生产、仓管、销售、财务等各部门的集成。 ERP系统之所以能够实现财务与业务数据的集成,引擎机制起着非常重要的作用。它实时检测数据库中的数据变化情况,一旦金额字段发生改变。则自动触发相应代码,自动处理记账、过账业务.并为报表系统提供相关的报表数据,结果存人数据库或者以表单方式显示,同时通过其智能分析程序处理分析,向相应的管理会计报表系统提供数据支持,生成决策所需的各种报表、报告等信息。三、供应链会计业务流程优化过程的实现网络及数据库技术的发展,为供应链信息的集成提供了技术上的支持,为实现ERP先进的管理目标提供了可能,供应链业务流程优化的基本思想是将企业业务处理和会计信息处理流程融合为一体,融合财务会计和管理会计职能,从全局的角度构建整体化的供应链流程体系。下面以采购环节为例进行具体描述,其他业务与此方法相同。企业的采购环节包括获取原材料并支付现金或银行存款,通常包括下单、稽催、入库、退货、对账和付款等基本环节。按照业务流程重组的思想,企业要以企业目标为导向调整业务流程和组织结构,打破传统职能部门的界限。由一个人或一个工作团队来完成某一业务的所有步骤,让决策产生在信息生成的地方。 在ERP系统中记账工作也已经变得非常简单,只需要工作人员按一下按钮发出指令,就可以由系统自动完成整个记账过程。在ERP环境下,甚至可以设置凭证审核以后由系统自动记账.其实记账操作只是指挥计算机在相应数据库中的记录上做个标志。随着ERP系统的完善,针对各种可能出现的业务情形,设置了相应的会计凭证模板与之对应,企业经济业务发生时,能由系统自动生成准确无误的会计凭证。或者根据单据直接登记账簿。对于采购环节应付账款的处理,遵循决策产生在信息生成的地方这一原则,在输入发票的同时系统能够自动检查有关的采购单和收货单,进行三方匹配,匹配成功即可以执行付款,而不必再等到财务部发出付款指令。即在处理业务单据的同时处理相关会计业务信息,当流程走完,则整个采购过程结束。四、结束语在传统岗位分工的情况下,作业流程被分割成各种简单的任务,经理们将精力集中在个别任务效率的提高上,而忽略了最终目标,即满足顾客的需求。通过优化设计,形成全局思想,从整体上确认企业的作业流程,追求全局最优,而非个别最优。通过业务信息处理流程与会计信息处理流程的整合,运用集成思想,集成业务处理与会计信息处理。使会计业务和其他业务协同实现整个采购流程的最优化,加速企业整体效益的提升。但要完成企业的整体目标,仅有优秀的ERP系统还远远不够,现代管理理念更加重要。
如何实现OA,ERP和MES系统集成
在制造业企业中ERP存在一些不可忽视的问题,其中最主要的是ERP并 不能帮助和指导、分析其生产的瓶颈、改进和控制产品的质量,以对具体的产品生产进行排产。另一方面,即使是好的MES解决方案。对于整个企业来讲,也不过是供一个相对狭窄的视角,缺乏在管理层为进行决策支持所需要的生产执行数据的广度和深度。如果二者之间的信息不能及时传递,将会严重影响企业的信息化进程。但我们可以将MES与ERP系统进行集成,以优化公司的信息管理,更加有力地保证 商业目标的实现。
实现MES与ERP的整合,关键在于业务流 程的优化和整合以及对所涉及MES和ERP系统的具体分析以充分发挥各系统的长项。首先,信息系统都是为业务服务的,MES和ERP各自解决一部分业务问题,分别反映一部分业务流程,流程是MES与ERP整合的“粘合剂”,通过流程的整体优化划分出哪些流程在MES中处理、哪些流程在ERP中处理。需要我们根据企业的实际业务需要,分析所用ERP系统和MES系统的功能特点,对于在两个系统中都可以实现的功能,比较在ERP中实现、在MES中实现、一部分在ERP中实现,另一部分在MES中实现这几种方案分别有哪些优点、哪些缺点,然后决定取舍。需要注意的是,不管MES还是ERP,都有自己的实现逻辑,在决定某功能的“归属”时,一定要保证该功能在所选系统中实现逻辑的完整性。正由于MES与ERP的功取舍、接口设计存在这么多的变数,而MES系统和ERP系统的投资都是很大的,所以,企业在大规模的信息化建设之前,先从业务需要出发来进行统一规划是很重要也很有必要的。
ERP和MES有那些区别和共同点?
ERP 是MES的上一级管理系统。MES 是叫做制造执行系统,属于企业管理中的关乎生产制造细节的管理层,但是又不具体参与生产制造的环节。 什么叫做MES呢?AMR称其为“位于上层计划管理系统与底层工业控制之间,面向车间层的管理系统。”制造执行协会(Manufacturing Execution System Association,简称MESA)对MES定义为:“MES是通过信息传递,对从订单下达到产品完成整个的生产过程进行优化管理。当工厂里有实时事件发生时,MES能对此及时做出反应、报告,并用当前的准确数据对它们进行指导和处理。这种对状态变化的迅速响应使得MES能够减少企业内部没有附加值的活动,有效地指导工厂的生产动作过程,从而使其既能提高工厂及时交货能力、改善物料的流通性能又提高生产回报率。MES还通过双向的直接通讯在企业内部和整个产品供应链中提供有关产品行为的关键任务信息。”简言之,MES是位于上层计划管理系统与底层控制系统之间的面向车间生产过程的管理信息系统。
目前国际上所有流程企业,以及国内石化、钢铁等行业均广泛应用MES+ERP模式来规划和发展企业信息系统。
ERP——Enterprise Resource Planning 企业资源计划系统,是指建立在信息技术(MES提供的企业生产中的运行检修信息)基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想於一身,成为现代企业的运行模式,反映时代对企业合理调配资源,最大化地创造社会财富的要求,成为企业在信息时代生存、发展的基石。
进一步地,我们可以从管理思想、软件产品、管理系统三个层次给出它的定义:
1.是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group Inc.提出的一整套企业管理系统体系标准,其实质是在MRP II(Manufacturing Resources Planning,“制造资源计划”) 基础上进一步发展而成的面向供应链(Supply Chain)的管理思想;
2.是综合应用了客户机/服务器体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言(4GL)、网络通讯等信息产业成果,以ERP管理思想为灵魂的软件产品;
3.是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。
具体来讲,ERP与企业资源的关系、ERP的作用以及与信息技术的发展的关系等可以表述如下:
1. 企业资源与ERP
厂房、生产线、加工设备、检测设备、运输工具等都是企业的硬件资源,人力、管理、信誉、融资能力、组织结构、员工的劳动热情等就是企业的软件资源。企业运行发展中,这些资源相互作用,形成企业进行生产活动、完成客户订单、创造社会财富、实现企业价值的基础,反映企业在竟争发展中的地位。
ERP系统的管理对象便是上述各种资源及生产要素,通过ERP的使用,使企业的生产过程能及时、高质地完成客户的订单,最大程度地发挥这些资源的作用,并根据客户订单及生产状况做出调整资源的决策。
2. 调整运用企业资源
企业发展的重要标志便是合理调整和运用上述的资源,在没有ERP这样的现代化管理工具时,企业资源状况及调整方向不清楚,要做调整安排是相当困难的,调整过程会相当漫长,企业的组织结构只能是金字塔形的,部门间的协作交流相对较弱,资源的运行难於比较把握,并做出调整。信息技术的发展,特别是针对企业资源进行管理而设计的ERP系统正是针对这些问题设计的,成功推行的结果必使企业能更好地运用资源。
3. 信息技术对资源管理作用的阶段发展过程
计算机技术特别是数据库技术的发展为企业建立管理信息系统,甚至对改变管理思想起著不可估量的作用,管理思想的发展与信息技术的发展是互成因果的环路。而实践证明信息技术已在企业的管理层面扮演越来越重要的角色。
信息技术最初在管理上的运用,也是十分简单的,主要是记录一些数据,方便查询和汇总,而现在发展到建立在全球Internet基础上的跨国家,跨企业的运行体系,初略可分作如下阶段:
A. MIS系统阶段( Management Information System)
企业的信息管理系统主要是记录大量原始数据、支持查询、汇总等方面的工作。
B. MRP阶段(Material Require Planning)
企业的信息管理系统对产品构成进行管理,借助计算机的运算能力及系统对客户订单、在库物料、产品构成的管理能力,实现依据客户订单,按照产品结构清单展开并计算物料需求计划。实现减少库存,优化库存的管理目标。
C. MRPⅡ阶段(Manufacture Resource Planning)
在MRP管理系统的基础上,系统增加了对企业生产中心、加工工时、生产能力等方面的管理,以实现计算机进行生产排程的功能,同时也将财务的功能囊括进来,在企业中形成以计算机为核心的闭环管理系统,这种管理系统已能动态监察到产、供、销的全部生产过程。
D. ERP阶段(Enterprise Resource Planning)
进入ERP阶段后,以计算机为核心的企业级的管理系统更为成熟,系统增加了包括财务预测、生产能力、调整资源调度等方面的功能。配合企业实现JIT管理全面、质量管理和生产资源调度管理及辅助决策的功能。成为企业进行生产管理及决策的平台工具。
E. 电子商务时代的ERP
Internet技术的成熟为企业信息管理系统增加与客户或供应商实现信息共享和直接的数据交换的能力,从而强化了企业间的联系,形成共同发展的生存链,体现企业为达到生存竟争的供应链管理思想。ERP系统相应实现这方面的功能,使决策者及业务部门实现跨企业的联合作战。
由此可见,ERP的应用的确可以有效地促进现有企业管理的现代化、科学化,适应竞争日益激烈的市场要求,它的导入,已经成为大势所趋。
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